Search
Close this search box.

Yasal Geçerli Dijital İK

Yasal Geçerli Dijital İK Çözümü ile
Tüm İK Belgelerinizi Dijital Ortamda Yönetin!

Yasal Geçerli Dijital İK Çözümü, E-Bordro ve Yasal Geçerli Dijital Bordro ve Belge İmza Çözümü, İK süreçlerinde kullanılan tüm belgeleri (Bordro, İK Belgeleri, İzin Formları, Özlük Dosyaları, İK Formları, İş Sözleşmeleri vb.) elden teslim etmek yerine dijital ortamda ve hukuken delil niteliğinde olacak şekilde personel ile karşılık imzalamanızı ve hukuken delil niteliğindeki imzalı belgeleri sunucularınızda arşivlemenizi sağlar.

Dijital İK

Bordroların ve İK Belgelerin üzerindeki imzaların yasal geçerliliği nasıl sağlanıyor?

Belgeler TÜBİTAK Zaman Damgası ve 3D Kimlik Doğrulaması (SMS/OTP) yöntemiyle imzalanır.

Yasal Geçerli Dijital İK, E Bordro, E Özlük ve Yasal Geçerli Dijital Bordro Çözümümüz, TÜBİTAK ve GSM Operatörleri tarafından doğrulanabilir imza damgası kullanan TEK yazılımdır. 

Mahkemede belgeleri sunarken, belgelerin orijinalliği ve imzaların gerçekliğini kanıtlamanız gerekir. 

Doğrulanabilir imza damgaları kopyalanamaz ve belgeler üzerinde mühürlü olmalıdır.

Belgeler hangi yöntemle imzalanıyor? 

 

Çalışanlar belgeleri Maliye Bakanlığın ve Bankaların da kullandığı TÜBİTAK Zaman Damgası ve 3D kimlik Doğrulama (SMS/OTP) yöntemiyle imzalıyor.

İmzalı Belgeler nerede saklanıyor?

Tüm İK süreçlerinde kullanılan imzalı belgeler, E Bordro, E Özlük ve Yasal Geçerli Dijital Bordrolar işverenin sunucularında saklanır. Tüm işlemler tek platform üzerinden yönetilir.

Yasal Geçerli Dijital İK Yazılımı hem yönetici kullanıcıları hem de personel için kolay kullanım ekranları sunar.

Çalışanlara Bordrolar ve Belgeler nasıl gönderiliyor? 

 

PDF dosyalarını (Bordro, belge vb.) sisteme yükleyerek dakikalar içinde binlerce personelinize aynı anda SMS ile gönderebilirsiniz.

OCR teknolojisi sayesinde evraklar PDF dosyalarından ayrıştırılır ve personelin TC kimlik numarası ile eşleştirilir.

Yalnızca %100 eşleşen belgeler personel tarafından görüntülenebilir.

Çalışanlar, bordrolarını ve belgelerini nasıl imzalıyor? 

 

Çalışanların cep telefonlarına SMS gönderilir.

SMS içindeki bağlantı sayesinde çalışanlar Bordroları ve Belgeleri görüntüleyebilir, indirilebilir ve imzalayabilir.

Android/iOS uygulaması indirmek gerekmez.

Çalışanlar, cep telefonlarına gelen tek kullanımlık (OTP) şifresini girip kimlik doğrulaması yaparak imza işlemini tamamlar.

Çalışanlar, Bordrolarına ve Belgelerine nereden erişebiliyorlar?

 

Çözümün Self-Service İK Portalı üzerinden çalışanlar belgelerine her zaman erişebilir, indirebilir ve paylaşabilir.

Çalışanlar, ister cep telefonlarından, ister tabletlerden veya bilgisayarlardan, tüm işlemlerini yönetebilir ve formları (izin, talep, özlük evrakları vb.) doldurup imzalayabilirler.

İşveren, çalışanların imzalı bordrolarına ve belgelerine nereden erişebilir?

 

Sistemde çalışanın dijital personel özlük dosyası oluşur ve burada tüm özlük evrakları, izin formları, bordro bilgilendirmeleri ve imzalanan diğer evraklar yönetilebilir ve işverenin sunucularında dijital olarak arşivlenir.

Özlük dosyası modülü sayesinde, işe giriş belgelerini TÜBİTAK Zaman Damgası yöntemiyle onaylı dijital ortamda teslim alabilir, evrakları yönetebilir ve dijital olarak arşivleyebilirsiniz.

image-3

 

 

 

Yasal Geçerli İmza Teknolojiler:

  • Geliştirilmiş Elektronik İmza (Tübitak Zaman Damgası + SMS/OTP + Forensic Log) ile Yasal Geçerli Dijital İK, E Bordro, E Özlük ve Yasal Geçerli Dijital Bordro
  • Elektronik İmza (E-imza)
  • Mobil İmza (M-imza)
  • Zaman Damgası İmza (ZD)
  • Dijital İmza/Biyometrik İmza
  • Islak İmza (Teyit Edilebilir ve Doğrulanabilir)
  • İmza Doğrulama ve Uygunluk Beyanı

ValoremTeam ile hayatı kolaylaştıran Teknolojiler:

  • Hardware Secure Module (HSM)
  • Kriptografik ve Blockchain Altyapısı
  • QR Kod/Karekod İmza Teknolojisi
  • Çift Yönlü İşlemler
  • Self-Servis İK Portalı
  • API ile kolay Entegrasyon
 
 
 
 
 

İK süreçleri kapsamında kağıt ortamında işlem gören tüm süreçlerinizi kağıtsız süreçler haline getirebilirsiniz. 

+ Fiziki arşivdeki dosyalarının taranması ve dijital ortamda TÜBİTAK Zaman damgalı saklanması ve yönetilmesi.
+ Bordroların ve tüm İK evraklarının yasal geçerliği olacak şekilde dijital ortamda gönderilmesi, onaylanması ve saklanması. 
+ Sözleşmelerin yasal geçerliliği olacak şekilde dijital ortamda imzalanması ve saklanması. 
+ Özlük evraklarının dijital ortamda toplanması ve TÜBİTAK Zaman Damgalı saklanması.
+ Formların (İzin Formları…) dijital ortamda ve yasal geçerliliği olacak şekilde imzalanması, onaylanması ve saklanması. 

Maliyetlerinizi düşürün, işlerinizi kolaylaştırın ve hızlandırın ve departmanınızın verimliğini artırın.  

İmzalar gerçek olmalı: 
İmza damgaların içindeki kayıtlar belgenin ve imzanın gerçekliğini kanıtlayan kayıtlardır. Belgenin ve imzanın gerçekliği bağımsız programlar yardımıyla doğrulanabiliyor olmalı.  

İmzalar belgenin bir parçası olmalı: 
İmza Damgaları belgenin bir parçası olarak belgelerin üzerinde mühürlü olmalı. Ayrı bir sayfada yer alan ifadeler, karekodları veya LOG kayıtları yeterli değildir.

İmzalar damgaları kopyalanamaz özelliğinde olmalı: 
İmza damgaları kopyalanamaz imza damgaları olarak belgenin üzerinde mühürlü olmalı.

İmzalar kolay atılabiliyor olmalı: 
İşveren ve Çalışan aynı dijital ortamda belgeyi görüntülüyor ve onay/itiraz işlemini yapabiliyor olmalı. İmzalı belgelere her zaman ve her yerden ulaşabiliyor olmalı. 

İmzalı belgeler güvende olmalı: 
Belgeler ve personel bilgileri işverenin sunucularında saklanmalı. E-Bordro programından bağımsız belgeler indiriliyor ve imza damgaları doğrulanabiliyor olmalı.

Değişmezliği garanti altında olmalı: 
Belge, İmza damgası ve kimlik doğrulaması Tübitak Zaman Damgası ile değişmezliği garanti altına alınmalı.

İmzaların şahitleri olmalı: 
Devletten yetki almış 2 kurumda oluşturulan kayıtlar, imza işleminin şahitliği niteliğinde kayıtlar olmalı.

E-Bordro uygulamasıyla bordrolarınızı gönderebilir, onaylatabilir ve bordroları imzalı haliyle kendi sunucularınızda +5 Yıl saklayabilirsiniz. Hem işveren hem de çalışan imzalı bordrolara her zaman ulaşabilir.  

E-Bordro uygulamasında olması gerekenler:
+ Çalışan aynı dijital ortamda bordrosunu onaylayabilmeli.
+ Çalışanın onay imzası bordronun üzerinde görünüyor olmalı.
+ Onay imzası doğrulanabilir imza damgası olmalı.
+ İmza damgası bordronun gerçekliğini doğrulayabiliyor olmalı.
+ İmza damgası imzalayanın kimliğini doğruluyor olmalı.
+ İmza damgaları kopyalanamaz bordronun bir parça olmalı.
+ İmza damgalı bordrolar işverenin sunucularında saklanıyor olmalı.
+ Bordrolar imzalı haliyle en az 5 yıl saklanmalı.
+ İşveren ve çalışan en az 5 yıl boyunca bordrolara imzalı haliyle her zaman ve her yerden ulaşabiliyor olmalı.  

E-Bordro uygulamasının diğer üstün özellikleri:
+ E-Bordro sistemine personel tanımlaması 1-2 dakika içinde gerçekleşiyor. 
+ Excel tablosu ile toplu personel tanımlaması yapılıyor.
+ Çift yönlü çalışan sistem (İşveren – Çalışan, Çalışan – İşveren).
+ Tüm personelin self-Servis Portalı oluyor.
+ Çalışan tüm işlemlerini ister akıllı cep telefonundan ve tabletten, ister tuşlu cep telefonundan ister bilgisayardan yapabiliyor.
+ Çalışanlar izin formlarını imzalayabiliyor. Bir üst müdüre onaya gönderebiliyor. 
+ Personel adayları iş sözleşmelerini ve KVKK belgelerini imzalayabiliyor.
+ İşe alım süreçlerinde personel adayları özlü evraklarını sisteme yükleyebiliyor.
+ Sisteme yüklenen tüm belgeler TÜBİTAK Zaman Damgasıyla mühürleniyor.
+ Tüm belgeler TÜBİTAK Zaman Damgalı haliyle işverenin sunucularında saklanıyor.
+ İK süreçlerinde işlem gören tüm kâğıt evraklar yönetiliyor ve onaylanabiliyor. 
+ API sayesinde ERP/İK programlarıyla entegre oluyor.   

+ Kağıt evraklar ve dosyalar ortadan kalkıyor. 
+ KVKK riskleri azalıyor. 
+ İK biriminin işi hafifliyor. 
+ İK birimi zaman kazanıyor.
+ Maliyetler düşüyor. 
+ Evraklar, TÜBİTAK Zaman Damgası ile mühürleniyor
+ Evraklar, işverenin sunucularında +5 yıl saklanıyor.
+ İK, zahmetsiz tüm evraklara anında ulaşabiliyor. 

Hedef: Kağıtsız İK Departmanı!