İK Yönetim Sistemlerinin dünya genelindeki kullanımı, sağladığı faydalar ve dijitalleştirdiği İK süreçleri.

İnsan Kaynakları Yönetim Sistemlerinin (İKYS) dünya genelindeki kullanımı, sağladığı faydalar ve dijitalleştirdiği İK süreçleri.

Bu yazımda, İK Yönetim Sistemlerinin dünya genelindeki kullanımını, İK süreçlerinin dijitalleşmesini ve işletmelere ve çalışanlara sağladığı faydaları detaylarıyla ele almaya çalıştım. İyi okumalar 🙂

İK Yönetim Sistemlerinin dünya genelindeki kullanımı, sağladığı faydalar ve dijitalleştirdiği İK süreçleri.

İK’nın dijital dönüşümü, modern iş yönetiminin önemli bir yönü haline gelmiştir. İK departmanının sorumluluk alanına giren görevlerin ve fonksiyonların sayısı artarken, verimli ve akıcı işlemlere olan ihtiyaç daha da önemli hale gelmiştir. Bunun başarılmasının en etkili yollarından biri, İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (İKYS) uygulamasıdır. Modüler yapıda olan İK yazılımları, çeşitli İK fonksiyonlarını optimize etmeyi amaçlayan bir dizi araç sunar ve böylece işletmelerde verimlilik, üretkenlik ve genel çalışan memnuniyeti artar.

Bu makalede, İKYS’nin en önemli faydalarına ve İK operasyonlarınızı nasıl devrimleştirebileceğine dair ayrıntılara gireceğiz.

Dünyada şirketlerin İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (İKYS) kullanma oranı hızla artıyor. Küresel İKYS pazarı 2022 yılında 22,7 milyar dolar değerindeydi. 2027 yılında 32,8 milyar dolara ulaşması bekleniyor. Bu büyüme, şirketlerin verimlilik, üretkenlik ve riskleri azaltma konusunda yardımcı olabilecek İKYS çözümlerine olan talebin artmasıyla sağlanıyor.

İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği’nin (Society for Human Resource Management) 2022 yılında ABD, İngiltere, Avustralya, Hindistan, Çin, Almanya ve Türkiye’nin de dahil olduğu 165 ülkede 2.000 İK yöneticisi üzerinde yaptığı bir araştırmaya göre, organizasyonların %70’i bir şekilde İKYS kullanıyor. Türkiye %65 oranıyla global sonuçlara çok yakın.

İKYS’nin tüm modüllerini kullanan işletme sayısı hakkında net bilgi yok. Ancak kendi tecrübelerimden (yılda ortalama 200 şirketin İK’cısıyla görüşme yapıyorum) yola çıkarak bu oranın Türkiye’de çok düşük olduğunu rahatlıkla söyleyebilirim. Globalde de çok farklı değildir.

Genelde Bordro yönetimi için işletmeler basit de olsa bir yazılım kullanıyor. Ancak organizasyon, işe alım, izin, özlük, performans ve eğitim süreçleri birçok işletmede Excel kullanılarak yönetilmeye çalışılıyor.

İKY Sistemleriyle dijitalleştirebileceğimiz İK süreçlerini inceleyelim:

İşgücü Planlama ve Organizasyon Yönetimi:

Bu süreçte, işletme ihtiyaçları ve hedefleri analiz edilir ve buna göre gelecekteki işgücü talepleri belirlenir. Dijital platformlar ve veri analitiği araçları, mevcut çalışan verileri, geçmiş performans, iş yükü tahminleri ve diğer faktörleri kullanarak gelecekteki işgücü ihtiyaçlarını tahmin etmede yardımcı olur.

Dijital platformlar ayrıca, işletmelerin mevcut çalışan verilerini, yetkinliklerini, deneyimlerini ve sertifikalarını kaydetmelerine ve izlemelerine olanak tanır. Bu sayede işletmeler, mevcut kaynakları daha iyi değerlendirebilir, doğru işgücü planlaması yapabilir ve gerektiğinde boşlukları doldurmak için dış kaynaklardan destek alabilir.

Dijitalleştirilmiş iş gücü planlama süreci ayrıca, işletmelerin işgücü taleplerini karşılamak için uygun adayları bulmak ve seçmek için dijitalleştirilmiş işe alım sürecini entegre edebilir. Bu sayede doğru yetenekleri işe almak ve uyumlu bir çalışan grubu oluşturmak daha kolay olur.

Dijital araçlar, işletmelere iş gücü verimliliğini takip etme, kaynakları optimize etme, işgücü planlarını güncelleme ve raporlama gibi süreçleri yönetme imkanı da sunar.

İşe Alım Süreç Yönetimi:

İlk aşamada, iş ilanları dijital platformlar üzerinde yayınlanır ve çevrimiçi başvurular alınır. Adayların CV’leri ve diğer başvuru belgeleri elektronik ortamda toplanır ve değerlendirilir. Bu sayede başvuruların düzenlenmesi ve filtrelenmesi daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirilir.

Adayların performansı ve değerlendirmeleri dijital olarak kaydedilir ve değerlendirilir. Bu veriler, işverenlere adayları karşılaştırmak, objektif bir değerlendirme yapmak ve en uygun adayı seçmek için bilgi sağlar.

Yöneticiler, kişilik envanteri, genel yetenek testleri, Dil testleri, mesleki yetenek testleri ve role-play gibi değerlendirme araçları yardımıyla adaylar hakkında detaylı bilgiler edinir ve yönetime objektif karar verme imkanı sağlar.

Dijitalleştirilmiş işe alım süreci, işverenlere veri analitiği ve raporlama araçlarıyla performans metriklerini takip etme, sürecin etkinliğini değerlendirme ve işgücü planlamasını iyileştirme imkanı da sunar.

Personel Özlük Yönetimi:

Dijital platformlar ve insan kaynakları yönetimi yazılımları, çalışanların kişisel bilgilerini (ad, soyadı, iletişim bilgileri, sosyal güvenlik numarası vb.) ve istihdamla ilgili bilgileri (pozisyon, maaş, işe başlama tarihi, izin ve devamsızlık bilgileri vb.) dijital bir veritabanında saklar.

Bu dijital platformlar, çalışanların bilgilerine güvenli bir şekilde erişim sağlar ve çalışanların kendilerinin veya yöneticilerin bu bilgileri güncellemesine olanak tanır. Örneğin, çalışanlar adres değişikliği veya iletişim bilgisi güncellemesi yapabilirken, yöneticiler maaş değişiklikleri veya pozisyon terfi güncellemelerini yapabilir.

Dijitalleştirilmiş personel özlük yönetimi ayrıca izin ve devamsızlık yönetimini de kolaylaştırır. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden izin taleplerini yapabilir, izin sürelerini takip edebilir ve devamsızlık durumlarını kaydedebilir. Yöneticiler ise bu platformlar üzerinden izin taleplerini onaylayabilir, izin takvimini yönetebilir ve devamsızlık bilgilerini izleyebilir.

Bu dijital sistemler, çalışanların performans değerlendirmelerini ve geri bildirimlerini de yönetebilir. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden performans hedeflerini belirleyebilir, ilerlemelerini takip edebilir ve geri bildirim talep edebilir. Yöneticiler ise bu platformlar üzerinden performans değerlendirmelerini yapabilir, geri bildirimleri iletebilir ve gelişim planlarını oluşturabilir.

Dijitalleştirilmiş personel özlük yönetimi, çalışanların bilgilerinin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak için gelişmiş veri koruma önlemlerini içerir. İşletmeler, veri güvenliği standartlarına uygun olarak çalışanların kişisel bilgilerinin korunmasını sağlar.

Zaman ve Devamsızlık Yönetimi:

Çalışanların zaman takibi, dijital saat sistemleri, Kare Kodlu PDKS veya zaman yönetimi yazılımları kullanılarak gerçekleştirilebilir. Çalışanlar, dijital saat sistemlerine giriş yaparak işe giriş ve çıkış saatlerini kaydedebilirler. Bu sayede işverenler, çalışanların ne zaman çalıştığını ve çalışma saatlerini doğru bir şekilde izleyebilirler.

İzin talepleri dijital platformlar üzerinden yapılır. Çalışanlar, dijital izin talep formunu doldurarak, gelişmiş E-imza ile imzalar ve izin taleplerini iletebilirler. İzin talepleri otomatik olarak yöneticiye iletilebilir ve izin onay süreci dijital olarak gerçekleştirilebilir. Yöneticiler, dijital platformlar üzerinden izin taleplerini inceleyebilir ve onaylayabilir veya reddedebilirler.

Devamsızlık yönetimi de dijital platformlar aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Çalışanlar, dijital platformlarda devamsızlık nedenlerini ve sürelerini kaydedebilirler. Yöneticiler ise bu bilgileri takip edebilir ve gerekli önlemleri alabilirler.

Dijitalleştirilmiş zaman, izin ve devamsızlık süreç yönetimi, çalışanların izin dengelerini, kullanılan izinleri ve devamsızlık verilerini takip etmeyi kolaylaştırır. Dijital platformlar, çalışanların izin bakiyelerini otomatik olarak hesaplayabilir ve çalışanların izin kullanımını ve devamsızlık oranlarını raporlar halinde sunabilir.

Bu dijital sistemler ayrıca, veri analitiği ve raporlama yeteneklerine sahiptir. İnsan kaynakları yöneticileri, dijital platformlar üzerinden izin, devamsızlık ve zaman verilerini analiz ederek trendleri belirleyebilir ve işletmenin işgücü planlamasını daha iyi yönetebilir.

Performans Yönetimi:

Bu süreçte, çalışanların performans hedefleri belirlenir ve performans değerlendirmesi yapılır. Çalışanların performansı, hedeflere ulaşma derecesi, yetkinlikler, beceriler ve diğer performans göstergeleri üzerinden değerlendirilir. Bu değerlendirme, ölçekler, puanlamalar, yüzdelik dilimler veya diğer değerlendirme metrikleri kullanılarak yapılabilir.

Dijital platformlar, çalışanların performans hedeflerini belirlemelerine, ilerlemelerini takip etmelerine ve performans geribildirimlerini alıp verme süreçlerini kolaylaştırır. Ayrıca, gerçek zamanlı geribildirim, 360 derece değerlendirme ve hedef yönetimi gibi özellikler sunabilir.

Bu dijital sistemler, veri analitiği ve raporlama yetenekleriyle performans yönetimi sürecinin daha objektif, verimli ve ölçeklenebilir olmasını sağlar. Yöneticiler ve çalışanlar, performans verilerini izleyebilir, geri bildirimleri yönetebilir, gelişim planları oluşturabilir ve performans değerlendirmelerini yapabilirler.

Eğitim ve gelişim süreç yönetimi (LMS):

Bu süreçte, çalışanların eğitim ihtiyaçları belirlenir ve eğitim programları planlanır. Dijital platformlar, çalışanların eğitim materyallerine erişimini sağlar ve eğitim içeriklerini sunar. Çalışanlar, kendi hızlarına ve programlarına uygun olarak eğitim materyallerini tüketirler.

Dijital platformlar ayrıca ilerleme takibi ve değerlendirme imkanı sunar. Eğitim sonrasında, çalışanların performansı ve bilgi düzeyleri ölçülebilir ve değerlendirilebilir. Sınavlar, testler, interaktif ödevler veya simülasyonlar gibi değerlendirme araçları kullanılabilir.

Bu dijital sistemler, yöneticilerin ve eğitim uzmanlarının çalışanların eğitim ilerlemelerini izlemesini, değerlendirmelerini yapmasını ve gelişim ihtiyaçlarını belirlemesini kolaylaştırır. Ayrıca, eğitim içeriklerinin güncellenmesi ve yeniden dağıtılması da daha hızlı ve etkili bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Dijitalleştirilmiş çalışan eğitim ve gelişim süreç yönetimi, çalışanların öğrenme deneyimini kişiselleştirme, ölçeklendirme ve erişilebilir kılma hedeflerini taşır. Aynı zamanda, veri analitiği ve raporlama yetenekleriyle eğitim programlarının etkisini izleme ve iyileştirme imkanı sağlar.

Bordro ve Özlük İşleri:

Dijital platformlar ve insan kaynakları yönetimi yazılımları, çalışanların maaş bilgilerini ve özlük bilgilerini dijital bir veritabanında saklar. Bu dijital sistemler, çalışanların kişisel bilgilerini (ad, soyadı, iletişim bilgileri, sosyal güvenlik numarası vb.) ve maaşla ilgili bilgileri (brüt maaş, kesintiler, vergiler, ödenen primler vb.) güvenli bir şekilde depolar.

Dijitalleştirilmiş personel bordro süreç yönetimi, maaş hesaplama ve ödemelerini otomatikleştirir. Dijital sistemler, çalışanların maaş hesaplamalarını, kesintileri ve vergi düzenlemelerini yapar. Otomatikleştirilmiş iş akışları, maaş hesaplamalarının hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.

Dijital platformlar, aynı zamanda çalışanların maaş ödemelerini de yönetir. Çalışanların maaşlarının doğru ve zamanında ödenmesini sağlar. Elektronik bankacılık araçları kullanılarak çalışanların maaşları direkt olarak banka hesaplarına yatırılabilir.

Dijitalleştirilmiş personel bordro süreç yönetimi, raporlama ve vergi beyanları gibi yasal gereklilikleri kolaylaştırır. Dijital sistemler, işverenlerin maaş beyannamesi, SGK bildirgeleri ve diğer yasal dokümantasyonları dijital olarak hazırlamalarını ve göndermelerini sağlar. Bu süreçte, insan hatası riski azaltılır ve yasal uyumluluk sağlanır.

Bu dijital sistemler aynı zamanda çalışanlara self-servis özellikleri sunar. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden maaş dökümlerini, vergi bildirimlerini ve özlük bilgilerini görüntüleyebilirler. Bu sayede çalışanların maaş ve özlük bilgilerine erişimleri kolaylaşır ve yöneticilere olan talepleri azalır.

Çalışanlar bordrolarını ‘Gelişmiş Elektronik İmza’ yöntemiyle hukuken geçerli olacak şekilde imzalayabilir.

İşten Çıkış Süreci:

Dijital platformlar, işten çıkış sürecinin başlamasıyla birlikte çalışanın ayrılma talebini veya işverenin işten çıkarma kararını kaydetme imkanı sağlar. Çalışanlar, dijital sistemler üzerinden işten ayrılma taleplerini bildirebilir ve işverenler de bu talepleri dijital olarak onaylayabilir veya reddedebilir.

Dijitalleştirilmiş personel işten çıkış süreci, bir dizi otomatik iş akışını içerir. Bu iş akışları, farklı departmanlar ve işletme birimleri arasında iletişimi sağlar ve gereken adımların zamanında tamamlanmasını sağlar. Örneğin, İnsan Kaynakları departmanı, çalışanın çıkış prosedürlerini başlatırken IT departmanı da çalışanın sistem erişimlerini kapatır.

Dijital platformlar, işten çıkış sürecindeki belgelerin yönetimini kolaylaştırır. İşten ayrılan çalışanlar, dijital olarak işten ayrılma bildirimleri, istifa yazıları ve diğer belgeleri sisteme yükleyebilirler. Bu belgeler, dijital ortamda saklanır ve ilgili departmanlar tarafından kolayca erişilebilir hale gelir.

Dijitalleştirilmiş personel işten çıkış süreç yönetimi ayrıca çıkış mülakatlarını ve çıkış anketlerini de kolaylaştırır. Dijital platformlar aracılığıyla yapılan çıkış mülakatları, çalışanın deneyimini ve geribildirimlerini toplamayı sağlar. Ayrıca, çıkış anketleri de dijital olarak sunulabilir ve çalışanların işletmeyle ilgili görüşlerini paylaşmaları teşvik edilebilir.

Dijital platformlar, işten çıkış sürecindeki işlemlerin izlenmesini ve raporlanmasını da sağlar. İnsan kaynakları yöneticileri, dijital platformlar üzerinden çıkış sürecinin ilerleyişini takip edebilir, süresel performans göstergelerini izleyebilir ve ilgili raporları oluşturabilir.

Talep Süreci:

Dijital platformlar ve talep yönetimi yazılımları, çalışanların çeşitli taleplerini dijital olarak iletmelerini ve takip etmelerini sağlar. Örneğin, izin talepleri, harcama talepleri, eğitim talepleri, iş değişikliği talepleri gibi talepler, dijital form veya sistemler aracılığıyla İnsan Kaynakları departmanına iletilir.

Dijitalleştirilmiş talep süreci, otomatik iş akışlarını içerir. İşletme, taleplerin belirlenen iş akışlarına göre yönlendirildiği ve ilgili kişilere otomatik olarak bildirimlerin gönderildiği bir sistem oluşturabilir. Örneğin, izin talepleri, bir yönetici tarafından onaylandıktan sonra İnsan Kaynakları departmanına iletilir ve izin süreci başlatılır.

Çalışanlar, dijital talep formlarını ‘Gelişmiş Elektronik İmza’ yöntemiyle hukuken geçerli olacak şekilde imzalayabilir ve yöneticiler onaylayabilir.

Dijital platformlar, taleplerin takibini kolaylaştırır. Çalışanlar, taleplerinin durumunu dijital platformlar üzerinden izleyebilirler. İnsan Kaynakları departmanı da taleplerin durumunu izleyebilir, süreçlerin zamanında ilerlemesini sağlayabilir ve gerekli takip adımlarını gerçekleştirebilir.

Dijitalleştirilmiş talep süreci aynı zamanda raporlama imkanı sağlar. İşletmeler, taleplerin türüne, süresine ve sonuçlarına ilişkin raporlar oluşturabilir. Bu raporlar, İnsan Kaynakları departmanının taleplerin sıklığı, işlem süreleri ve performansı gibi verileri analiz etmesine yardımcı olur.

Dijital platformlar, çalışanlara self-servis özellikleri sunar. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden taleplerini kendileri iletebilir ve takip edebilirler. Bu sayede, taleplerin iletim sürecindeki zaman kaybı ve iletişim hataları azaltılır.

İş Analitiği ve Raporlama Süreci:

Dijital platformlar ve iş analitiği yazılımları, İnsan Kaynakları departmanının iş gücü verilerini dijital olarak toplamasını ve işleme tabi tutmasını sağlar. Bu platformlar, personel bilgileri, maaş ve özlük bilgileri, performans verileri, eğitim ve gelişim verileri gibi çeşitli verileri bir araya getirir.

Dijitalleştirilmiş iş analitiği süreci, bu verileri analiz etmek için kullanılan analitik araçları içerir. İnsan Kaynakları departmanı, dijital platformlar üzerinden verileri analiz ederek iş gücü trendlerini, performans göstergelerini, istihdam maliyetlerini ve diğer önemli metrikleri belirleyebilir. Bu analizler, işletmenin insan kaynakları stratejilerini ve kararlarını destekler.

Dijital platformlar, raporlama sürecini kolaylaştırır. İnsan Kaynakları departmanı, dijital platformlar üzerinden özelleştirilebilir raporlar oluşturabilir ve bu raporları yöneticilere, üst yönetimlere veya diğer paydaşlara sunabilir. Raporlar, iş gücü analizlerini, personel performansını, eğitim etkinliklerini, işe alım süreçlerini ve diğer İK metriklerini içerebilir.

Dijitalleştirilmiş iş analitiği ve raporlama süreç yönetimi, veri güvenliği ve gizliliğini de sağlar. Dijital platformlar, verilerin güvenli bir şekilde depolanmasını ve erişimin kontrol altında tutulmasını sağlar. Veri koruma politikaları ve yetkilendirme mekanizmaları, verilerin sadece yetkilendirilmiş kişiler tarafından erişilebilmesini sağlar.

Dijital platformlar, aynı zamanda gerçek zamanlı veri analizi imkanı da sunar. İnsan Kaynakları departmanı, anlık veri analizi yaparak hızlı kararlar alabilir ve stratejik öneme sahip konulara hızlı bir şekilde müdahale edebilir. Örneğin, bir bölümün işgücü ihtiyacı aniden arttığında, İnsan Kaynakları departmanı bu bilgiye hızlıca erişebilir ve uygun işe alım süreçlerini başlatabilir.

Ödüllendirme ve Takdir Süreci:

Dijital platformlar ve ödüllendirme yönetimi yazılımları, İnsan Kaynakları departmanının performans değerlendirmelerini dijital olarak yapmasını ve çalışanların ödüllerini belirlemesini sağlar. Bu platformlar, performans hedeflerini ve ölçütlerini dijital olarak tanımlar ve çalışanların performansını bu hedeflere göre değerlendirir.

Dijitalleştirilmiş ödüllendirme süreci, çalışanların performansına dayalı olarak ödüllerin belirlendiği bir sistem içerir. Performans değerlendirme sonuçlarına göre, çalışanlara maddi ve manevi ödüller verilebilir. Dijital platformlar, bu ödüllerin tanımlanmasını ve yönetilmesini kolaylaştırır.

Dijital platformlar, çalışanların ödülleriyle ilgili bilgileri takip etmelerini sağlar. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden ödül durumlarını ve ödül kazanma kriterlerini görebilirler. Ayrıca, yöneticiler de dijital platformlar aracılığıyla çalışanların ödül geçmişlerini takip edebilir ve ödül verme süreçlerini yönetebilirler.

Dijitalleştirilmiş takdir süreci, çalışanları takdir etmek için dijital araçları kullanır. Yöneticiler, dijital platformlar üzerinden çalışanlara takdir mesajları veya övgüleri iletebilirler. Bu mesajlar, çalışanların profilinde kaydedilir ve gelecekteki performans değerlendirmeleri ve ödül süreçleri için referans olabilir.

Dijital platformlar aynı zamanda geri bildirim alışverişini kolaylaştırır. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden yöneticilerine geri bildirim sağlayabilirler. Bu geri bildirimler, çalışanların performansını ve katkılarını gösteren verilerle desteklenebilir.

Dijitalleştirilmiş personel ödüllendirme ve takdir süreç yönetimi, raporlama imkanı sunar. İnsan Kaynakları departmanı, dijital platformlar üzerinden ödül verme süreçlerini ve takdir mesajlarını izleyebilir ve raporlar oluşturabilir. Bu raporlar, ödül dağılımlarını, takdir oranlarını ve çalışan memnuniyetini analiz etmeye yardımcı olur.

İş Sağlığı ve Güvenliği:

Dijitalleştirilmiş iş sağlığı ve güvenliği yönetimi, iş yerindeki riskleri belirlemek, önlemek ve izlemek için dijital araçlar ve yazılımlar kullanır. Örneğin, iş sağlığı ve güvenliği uzmanları, dijital platformlar aracılığıyla risk değerlendirmeleri yapabilir, işyeri ortamlarının güvenliğini kontrol edebilir ve olayları takip edebilirler. Bu sayede, potansiyel tehlikeleri belirlemek ve uygun önlemleri almak daha kolay ve hızlı hale gelir.

Dijitalleştirilmiş iş sağlığı ve güvenliği yönetimi, aynı zamanda çalışanların eğitimini ve farkındalığını artırmak için dijital araçlardan yararlanır. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine erişebilir, bilgilendirici materyallere ulaşabilir ve güncel bilgilere erişebilir. Böylece, çalışanlar riskleri tanıyabilir, doğru uygulamaları öğrenebilir ve kendilerini ve diğerlerini koruyabilirler.

Dijitalleştirilmiş iş sağlığı ve güvenliği yönetimi ayrıca veri analizi ve raporlama imkanları sunar. Dijital platformlar, iş sağlığı ve güvenliği verilerini toplayabilir, analiz edebilir ve raporlar oluşturabilir. Bu sayede, iş sağlığı ve güvenliği performansı izlenebilir, trendler belirlenebilir ve iyileştirme alanları tespit edilebilir. Ayrıca, acil durumlar veya olaylar hakkında hızlı bir şekilde bilgilendirme yapılabilir ve önlemler alınabilir.

Yetenek ve Kariyer planlama Süreci:

Dijitalleştirilmiş personel yetenek yönetimi ve kariyer planlama süreci, İnsan Kaynakları departmanının çalışanların yeteneklerini değerlendirmek, kariyer gelişimlerini takip etmek ve yönlendirmek için dijital araçları ve sistemleri kullanarak yönetmelerini sağlayan bir yaklaşımdır. İnsan Kaynakları departmanı, dijital yetenek yönetimi sistemlerini kullanarak çalışanların yeteneklerini belirler ve değerlendirir. Bu bilgiler, çalışanların yetenek profilleri oluşturulurken kullanılır. Ayrıca, dijital platformlar çalışanların kariyer hedeflerini belirlemelerine yardımcı olur ve İnsan Kaynakları departmanının kariyer planlama sürecini destekler. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden kariyer gelişim fırsatlarına erişebilir ve eğitim programlarına katılabilir. İnsan Kaynakları departmanı, bu süreçleri dijital platformlar üzerinden takip eder ve çalışanların yeteneklerini geliştirmek için uygun kaynakları sağlar. Bu şekilde, İK departmanı, çalışanların yeteneklerini etkili bir şekilde yönetir ve kariyer planlamalarını destekler.

Personel On-Boarding:

Dijitalleştirilmiş on-boarding süreci aynı zamanda yeni çalışanlar için interaktif bir deneyim sunar. Dijital platformlar, yeni çalışanların diğer ekip üyeleriyle tanışmasını, mentorluk programlarına katılmasını ve iş yerindeki sosyal etkinliklere katılmasını sağlar. Böylece, yeni çalışanlar şirket kültürünü daha iyi anlar, iş arkadaşlarıyla bağlantı kurar ve işe daha çabuk uyum sağlar. Ayrıca, dijital platformlar üzerinden geri bildirim alışverişi yapılabilir ve performans takibi sağlanabilir.

Dijitalleştirilmiş personel on-boarding yönetimi ayrıca yöneticiler ve İnsan Kaynakları departmanı için de kolaylık sağlar. Dijital platformlar, yöneticilere yeni çalışanları yönlendirmek, ilerlemelerini izlemek ve gerektiğinde destek sağlamak için bir araç sunar. İnsan Kaynakları departmanı ise on-boarding sürecini takip edebilir, verileri analiz edebilir ve iyileştirmeler yapabilir. Bu sayede, şirket içindeki on-boarding süreçleri standartlaştırılabilir ve daha iyi sonuçlar elde edilebilir.

İş Tatmini ve Anketleri:

Dijital platformlar aracılığıyla yapılan anketler, çalışanların memnuniyet düzeylerini ve algılarını ölçmek için kullanılır. Şirketler, düzenli olarak çalışanlara anketler göndererek iş tatmini, çalışma koşulları, liderlik, iletişim, eğitim olanakları gibi konularda geri bildirim alır. Dijitalleştirilmiş anketler, daha hızlı ve kolay bir şekilde dağıtılabilir, yanıtlar toplanabilir ve veriler analiz edilebilir. Bu sayede, şirketler çalışanların görüşlerini daha etkili bir şekilde anlayabilir ve stratejik kararlar alabilir.

Dijitalleştirilmiş iş tatmini yönetimi, çalışanların memnuniyetini artırmak için geri bildirim döngüsünü kolaylaştırır. Dijital platformlar üzerinden çalışanlar, sorunlarını ve önerilerini paylaşabilir, yöneticileriyle iletişim kurabilir ve geri bildirim talep edebilir. Bu sayede, şirketler çalışanların ihtiyaçlarını daha iyi anlar ve onları desteklemek için gerekli önlemleri alabilir. Ayrıca, dijital platformlar, çalışanların memnuniyetini izlemek ve ilerlemeyi takip etmek için kullanılabilir.

Dijitalleştirilmiş personel iş tatmini ve anket yönetimi ayrıca şirketler için veri analizi ve raporlama imkanı sağlar. Dijital platformlar üzerinden toplanan veriler analiz edilebilir, trendler belirlenebilir ve raporlar oluşturulabilir. Bu raporlar, şirketlerin çalışan memnuniyetini anlamalarına, stratejik kararlar almalarına ve iyileştirme planları geliştirmelerine yardımcı olur.

İş İlişkileri Yönetimi:

Dijital platformlar ve iletişim araçları, şirketlerin çalışanlarla anlık iletişim kurmasını ve bilgi paylaşımını kolaylaştırır. Kurum içi iletişim platformları ve intranet, çalışanların birbirleriyle ve yöneticileriyle iletişim kurmasını sağlar. Bu sayede, haberleşme süreçleri hızlanır, bilgi akışı daha etkili bir şekilde sağlanır ve işbirliği artar.

Dijitalleştirilmiş iş ilişkiler yönetimi ayrıca performans yönetimi ve geri bildirim süreçlerini kolaylaştırır. Dijital platformlar, performans değerlendirmeleri, hedef belirleme ve geri bildirim alışverişi için kullanılabilir. Çalışanlar, dijital platformlar üzerinden performans hedeflerini görüntüleyebilir, ilerlemelerini takip edebilir ve geri bildirim talep edebilir. Yöneticiler de bu platformlar aracılığıyla çalışanların performansını izleyebilir, geri bildirim sağlayabilir ve iyileştirme planları oluşturabilir.

Dijitalleştirilmiş iş ilişkiler yönetimi aynı zamanda çalışanların katılımını ve motivasyonunu artırmayı hedefler. Dijital platformlar üzerinden gerçekleştirilen etkinlikler, anketler, ödüllendirme programları ve sosyal etkileşimler çalışanların bağlılığını ve katılımını teşvik eder. Şirketler, dijital araçlar sayesinde çalışanların görüşlerini alabilir, fikirlerini paylaşmalarını teşvik edebilir ve onları şirketin gelişimine dahil edebilir.

Çalışan Self-Service İK Portalı:

Self-service İK portalı, çalışanların kişisel bilgilerini güncellemek, izin talepleri yapmak, maaş ve yan haklar gibi finansal bilgilere erişmek gibi işlemleri gerçekleştirmelerine olanak tanır. Çalışanlar, kendi profillerini güncelleyebilir, adres veya iletişim bilgilerini değiştirebilir ve vergi beyannamesi gibi belgeleri yükleyebilir. Böylece, şirketlerin İK departmanının müdahalesine gerek kalmadan, çalışanların kendilerine ait bilgileri güncellemeleri sağlanır.

Ayrıca, self-service İK portalı, çalışanların izin taleplerini, tatil günlerini ve çalışma saatlerini yönetmelerini kolaylaştırır. Çalışanlar, portal üzerinden izin taleplerini yapabilir, tatil günleri için başvuruda bulunabilir ve işe gelme saatlerini düzenleyebilir. Bu sayede, şirketlerin izin süreçlerini ve çalışma saatlerini yönetmek için gerekli olan iş akışları otomatikleştirilir ve süreçler daha verimli hale gelir.

Self-service İK portalı aynı zamanda çalışanların maaş bordrolarını, yan haklarını ve diğer finansal bilgilerini görüntülemelerini sağlar. Çalışanlar, portal üzerinden maaş bordrolarını indirebilir, ödeme detaylarını kontrol edebilir ve yan haklarını (örneğin sağlık sigortası, emeklilik planı) yönetebilir. Bu, çalışanların finansal bilgilere kolay erişim sağlamasını ve gerektiğinde bilgiye dayalı kararlar almalarını mümkün kılar.

Aday Portalı:

Dijital aday portalı, adayların iş ilanlarını arama ve filtreleme, iş başvurusu yapma ve CV yükleme gibi özellikleri sunar. Adaylar, portal üzerinden şirketin açık pozisyonlarını görüntüleyebilir, arama ve filtreleme seçenekleriyle ilanları sınıflandırabilir ve uygun olanlara başvurabilir. Adaylar aynı zamanda CV’lerini dijital olarak yükleyebilir veya daha önceden yükledikleri CV’lerini kullanabilirler.

Dijital aday portalı, şirketlere adaylarla etkileşim halinde olma ve başvuruları yönetme imkanı sunar. Şirketler, portal üzerinden aday başvurularını görüntüleyebilir, başvuru sürecini takip edebilir ve adaylarla iletişim kurabilir. Adayların CV’lerini, başvuru formunu ve diğer belgeleri incelemek ve değerlendirmek için şirketin İK ekibi portalı kullanabilir.

Ayrıca, dijital aday portalı adayların süreci takip etmelerini ve iletişimde kalabilmelerini sağlar. Adaylar, başvurularını portal üzerinden takip edebilir, mülakat randevularını görüntüleyebilir ve geri bildirim alabilirler. Şirketlerin İK ekibi de adaylarla portal üzerinden iletişim kurabilir, mülakat takvimini yönetebilir ve adayların durumlarını güncelleyebilir.

Yapay Zeka Destekli İK Analitiği:

Yapay zekalı İK analitiği, veri toplama ve depolama süreciyle başlar. İşe alım, performans değerlendirmeleri, eğitim ve gelişim gibi İK süreçlerinden elde edilen veriler, dijital ortamlarda saklanır ve bir araya getirilir. Bu veriler, çalışanların performansı, yetkinlikleri, deneyimleri, eğitim geçmişi gibi çeşitli İK konularını içerir.

Sonrasında, yapay zeka algoritmaları ve veri analitiği teknikleri, toplanan verileri analiz eder ve çeşitli örüntüleri, ilişkileri ve eğilimleri ortaya çıkarır. Örneğin, işe alım sürecinde, yapay zeka algoritmaları, başvuru verilerini inceleyerek başarılı olan özellikleri veya yetenekleri belirleyebilir. Performans yönetimi sürecinde ise veri analitiği, çalışanların performansını etkileyen faktörleri ve başarıyı belirleyen ölçütleri ortaya çıkarabilir.

Yapay zekalı İK analitiği, stratejik karar verme süreçlerine tahminler ve öngörüler sunarak katkıda bulunur.

Örneğin:

Tahminsel analitikler: Yapay zeka, gelecekteki çalışan davranışlarını tahmin etmek için kullanılabilir, örneğin şirketten ayrılma olasılığı yüksek olanlar veya terfi edilme olasılığı yüksek olanlar gibi. Bu bilgiler, çalışanların memnuniyetini artırmak için proaktif adımlar atmak veya gelişim için yüksek potansiyele sahip çalışanları belirlemek için kullanılabilir.

Öngörüsel analitikler: Yapay zeka, İK profesyonellerinin çalışan performansını veya bağlılığını artırmak için alabileceği belirli eylemleri önermek için kullanılabilir. Örneğin, yapay zeka, belirli bir beceride zorluk yaşayan çalışanlar için yeni bir eğitim programı oluşturulmasını veya morale katkıda bulunmak için yeni bir çalışan takdir programının uygulanmasını önermek olabilir.

Geri bildirim işleme: Yapay zeka, çalışan geri bildirimlerini, anket yanıtlarını veya performans değerlendirmelerini analiz etmek için kullanılabilir. Bu bilgiler, çalışanların daha fazla destek veya eğitim ihtiyaçları olan alanları belirlemek için kullanılabilir.

Makine öğrenimi: Yapay zeka, geleneksel yöntemlerle tespit etmek zor veya imkansız olabilecek çalışan verilerindeki desenleri belirlemek için kullanılabilir. Örneğin, makine öğrenimi, tükenme riski taşıyan veya belirli bir rol için uygun olma olasılığı yüksek olan çalışanları belirlemek için kullanılabilir.

Bu şekilde, şirketler işe alım stratejilerini optimize edebilir, yetenek yönetimi planlarını geliştirebilir ve performans iyileştirme önlemlerini belirleyebilir. Yapay zekalı İK analitiği, daha veri odaklı ve öngörülü bir İK yönetimi sağlayarak şirketlerin daha iyi kararlar almasına ve çalışanlarını daha etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.

Bu süreçler, İKYS’nin insan kaynakları süreçlerini dijitalleştirme ve yönetme konusundaki çeşitli özelliklerini temsil etmektedir. İKYS, şirketlerin insan kaynakları süreçlerini uçtan uca dijital ortamda yönetmelerini sağlar ve verimlilik, işbirliği, karar verme ve çalışan deneyimini iyileştirme potansiyeli sunar.

İKY Sistemlerin şirketlere ve çalışanlara sağladığı faydaları inceleyelim:

Verimlilik ve Üretkenlik: İKYS sistemleri, rutin görevleri ve süreçleri otomatikleştirerek İK uzmanlarının daha stratejik girişimlere odaklanmasını sağlar, bu da verimliliği ve üretkenliği artırır. Merkezi yapısıyla çalışan verilerine kolay erişim sağlar ve bilgi arama ve yönetim süreçlerinde zaman tasarrufu sağlar.

Akıcı İş Akışları: İKYS sistemleri, İşe Alım, Organizasyon, Performans, Personel Özlük, İzin, Zaman, Puantaj, Bordro ve Eğitim Süreç Yönetimi gibi görevleri ve süreçleri otomatikleştirerek iş akışlarını optimize eder. Bu da zaman tasarrufu sağlar, hataları azaltır ve tutarlı sonuçları garanti altına alır.

İyileştirilmiş Veri Yönetimi: İKYS sistemleri, tüm çalışan ve çalışma verilerini merkezi bir veritabanında depolayarak bilgilere kolay erişim ve güncelleme imkanı sunar. Bu da daha doğru ve güncel kayıtların elde edilmesini sağlar ve bilinçli karar verme ve uyum gereksinimlerini karşılamada önemli bir rol oynar.

Katılımı Artıran Yöntem: İKYS platformları, çalışanların kendi hizmetlerini sunabilme ve kişisel bilgilerini yönetebilme imkanı sağlayarak çalışan motivasyonunu artırır ve olumlu bir çalışma ortamının oluşmasına katkıda bulunur.

Çalışanlara Yetki Verme: İKYS sayesinde çalışanlar, kişisel bilgilerini güncelleme, izin talep etme, maaş bordrolarını görüntüleme ve diğer ilgili belgelere kolaylıkla erişebilme gibi imkanlara sahip olurlar. Bu, İK profesyonellerinin zaman tasarrufu yapmasına yardımcı olmanın yanı sıra çalışanların kişisel verileri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmalarını sağlar.

İletişimin Geliştirilmesi: İKYS, çalışanlar ve yönetim arasındaki bilgi paylaşımını, geri bildirim göndermeyi ve projelerde işbirliği yapmayı kolaylaştıran araçlar sunar. Bu da topluluk duygusu oluşturmayı ve kuruluş içinde açık iletişimi teşvik etmeyi sağlar.

İyileştirilmiş İşe Alım ve Entegrasyon Süreçleri: İKYS platformları genellikle aday takip sistemi (ATS) yeteneklerini içerir ve işe alma ve entegrasyon süreçlerini kolaylaştırabilir. Aday verilerini merkezi bir konumda düzenleyerek ve takip ederek, İK profesyonelleri üst düzey yetenekleri daha verimli bir şekilde tanımlayabilir ve işe alabilir.

Dijital Değerlendirme Merkezi: Kişilik envanteri, genel yetenek testi, dil testi, mesleki teknik testler ve rol oynama gibi en çok kullanılan aday değerlendirme araçlarını tek bir platform üzerinden yönetme imkanına sahip olabilirsiniz.

Daha Hızlı İşe Alma: Bir İKYS, iş ilanı yayınlama, başvuruları tarama ve mülakatları planlama gibi işe alma sürecinin çeşitli yönlerini otomatikleştirebilir. Bu sadece zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda en iyi adayların belirlenmesini ve işe alınmasını da sağlar.

Daha Sorunsuz Entegrasyon: Bir İKYS ile yeni çalışanlar önemli belgelere ve kaynaklara erişebilir, gerekli evrakları tamamlayabilir ve şirket politika ve prosedürleriyle tanışabilir. Bu, organizasyona sorunsuz bir geçiş sağlamaya yardımcı olur ve başarılı bir istihdam deneyimi için temel oluşturur.

Uyumluluk (Compliance): Çeşitli iş yasalarına ve düzenlemelere uyum sağlamak, İK yönetiminin kritik bir yönüdür. Bir İKYS, ilgili verilerin izlenmesini ve raporlanmasını otomatikleştirerek organizasyonların uyumlu kalmasına yardımcı olabilir.

Önleyici Uyumluluk: İKYS platformları, çeşitli uyum metriklerine ilişkin anlık raporlar sağlayarak organizasyonların potansiyel sorunları önceden ele almasına ve mali cezaları veya hukuki anlaşmazlıkları önlemelerine olanak tanır.

İyileştirilmiş Veri Güvenliği Bir İKYS, rol tabanlı erişim kontrolü ve veri şifreleme gibi güçlü güvenlik önlemlerini uygulayarak hassas çalışan verilerini korumaya yardımcı olabilir. Bu, sadece organizasyonu veri ihlallerine karşı korumakla kalmaz, aynı zamanda çeşitli veri gizliliği düzenlemelerine uyumu sağlar.

Kapsamlı Analitik ve Raporlama: Bir İKYS ile organizasyonlar, stratejik karar verme süreçlerini bilgilendirecek ve iş gücü planlamasını optimize edecek birçok veri ve içgörüye erişebilirler. İK ölçütlerini analiz ederek, işletmeler trendleri belirleyebilir, iyileştirme alanlarını keşfedebilir ve büyümeyi ve başarıyı yönlendirmek için veriye dayalı kararlar alabilirler.

Bilgilendirilmiş Karar Verme: Bir İKYS, çalışan performansı, iş gücü demografisi ve devir hızı gibi organizasyonun çeşitli yönleri hakkında değerli içgörüler sağlayabilir. Bu bilgiler, işe alma, terfi ve diğer iş gücü planlama girişimleri hakkında bilinçli kararlar vermek için kullanılabilir.

Geliştirilmiş İş Gücü Planlaması: Bir İKYS, çalışanların becerileri, deneyimleri ve uygunluk durumu hakkında gerçek zamanlı veri sağlayarak, organizasyonların daha etkili iş gücü planları geliştirmelerine ve doğru kişilerin doğru rollerde doğru zamanda bulunmasını sağlamalarına yardımcı olabilir.

Maliyet Tasarrufu ve Yatırım Getirisi: Bir İKYS aracılığıyla İK’nın dijital dönüşümü, önemli maliyet tasarruflarına ve yatırım getirisine (ROI) yol açabilir. Manuel görevleri otomatikleştirerek, hataları azaltarak ve süreçleri iyileştirerek, organizasyonlar hem zaman hem de para tasarrufu yapabilirler.

Yönetimsel Yükün Azaltılması: Bir İKYS, çeşitli görevleri ve süreçleri otomatikleştirerek İK profesyonellerinin üzerindeki yönetimsel yükü önemli ölçüde azaltabilir. Bu, sadece değerli zamanı serbest bırakmakla kalmaz, aynı zamanda İK personelinin organizasyonun genel başarısına katkı sağlayan daha stratejik girişimlere odaklanmasını sağlar.

Hataların Azaltılması: Muhasebe yönetimi ve fayda yönetimi gibi görevleri otomatikleştirerek, bir İKYS hataların olasılığını en aza indirebilir ve düzeltme maliyetleriyle ilişkili maliyetleri azaltmaya yardımcı olabilir.

Ölçeklenebilirlik ve Esneklik: Organizasyonlar büyüdükçe ve geliştikçe, İK ihtiyaçları da değişecektir. Bir İKYS, bu değişikliklere adapte olmak ve organizasyonun sürekli başarısını desteklemek için gerekli ölçeklenebilirlik ve esneklik sağlayabilir.

Ölçeklenebilir Çözümler: Bir İKYS, yeni çalışanların eklenmesi, yeni pazarlara genişleme veya yeni İK süreçlerinin uygulanması gibi büyümeyi karşılamak için kolayca ölçeklendirilebilir.

Özelleştirilebilir Özellikler: Birçok İKYS platformu, özelleştirilebilir özellikler ve entegrasyonlar sunar ve bu, organizasyonun özel hedefleri ve amaçlarıyla uyumlu özel bir çözüm oluşturmasına olanak tanır. Bu, işletmelere benzersiz hedefleri ve amaçlarıyla uyumlu özel bir çözüm oluşturma imkanı sağlar.

İnsan Kaynakları’nın Geleceği İçin Önlem Alma: İnsan Kaynakları’nın dijital dönüşümü hızla ivme kazandıkça, şu anda İKYS çözümlerine yatırım yapan organizasyonlar, önümüzdeki zorlukları ve fırsatları daha iyi yönetebilecek konumda olacaklar.

Eğilimin Önünde Olma: Bir İKYS’nin benimsenmesi, organizasyonların yeni teknolojileri ve en iyi uygulamaları benimseyerek öncü olmalarını sağlayabilir; böylece verimlilik, çalışan memnuniyeti ve iş büyümesini destekleyen bir yaklaşım benimseyebilirler.

İK Dijital Dönüşümünü Benimseme: Bir İKYS’nin uygulanmasıyla, organizasyonlar İK’nın dijital dönüşümüne proaktif bir şekilde yaklaşabilir ve İK süreçlerinin değişen iş ortamında rekabetçi ve etkili olmalarını sağlayabilirler.

İyileştirilmiş Çalışan Sadakati: Bir İKYS, organizasyonların çalışanların ayrılmasına neden olan faktörleri belirleyerek ve bu sorunları ele almak için hedefe yönelik stratejiler uygulayarak çalışan sadakatini artırmasına yardımcı olabilir.

İstifaya Yönelik Eğilimleri Belirleme: Bir İKYS, istifayla ilgili eğilimleri ve desenleri tespit ederek, organizasyonların çalışan katılımı, eğitim veya fayda yönetimi gibi iyileştirme alanlarını belirlemelerine yardımcı olabilir.

Hedefe Yönelik Sadakat Stratejileri: İKYS analitiğiyle elde edilen bilgileri kullanarak, organizasyonlar belirli faktörlere odaklanan sadakat stratejileri geliştirebilir ve genel çalışan memnuniyetini ve sadakatini iyileştirebilir.

İyileştirilmiş İşbirliği ve İletişim: Bir İKYS, çalışanlar arasındaki ve çalışanlar ile yönetim arasındaki işbirliği ve iletişimi kolaylaştırabilir. Bu, genel organizasyon verimliliğini, üretkenliğini ve moralini artırmaya yardımcı olabilir.

İyileştirilmiş Ekip İşbirliği: Bir İKYS, bilgi paylaşımı, projelerde işbirliği yapma ve meslektaşlarla iletişim kurma için araçlar sağlayabilir. Bu, organizasyon içinde takım ruhu ve topluluk duygusu oluşturmaya yardımcı olabilir.

Yönetim İletişiminin Kolaylaştırılması: Çalışan verilerini merkezileştirerek ve ilgili bilgilere anlık erişim sağlayarak, bir İKYS, yöneticilere bilinçli kararlar vermeleri ve ekipleriyle daha etkili iletişim kurmaları konusunda yardımcı olabilir.

Sonuç olarak, İKYS’nin uygulanmasıyla İK’nın dijital dönüşümü, bir organizasyonun genel başarısı ve verimliliği üzerinde derin bir etkiye sahip olabilecek birçok fayda sunmaktadır. İKYS’nin kullanımı dünya genelinde hızla artmaktadır, çünkü şirketler verimlilik, üretkenlik ve risk yönetimi gibi konularda İKYS’nin sunduğu faydalardan yararlanmak istemektedirler. Süreçleri optimize ederek, çalışan katılımını artırarak, uyumunu iyileştirerek ve değerli analizler ve bilgiler sunarak, bir İKYS, organizasyonların insan sermayesini optimize etmelerine, büyümeyi ve başarıyı sürdürmelerine yardımcı olabilir.